Saber cómo cerrar caja en un negocio sin errores es clave para evitar pérdidas de dinero y también para que sea una tarea rápida y sencilla que no sume horas de trabajo cada noche que te retengan hasta tarde en tu negocio o te obliguen a pagar horas extras a la persona o personas de tu plantilla encargadas de ello.
Cómo cerrar caja en un negocio sin errores: claves
Hacer el cierre de caja sin errores es clave para la rentabilidad del negocio, al igual que lo es disponer de una oferta atractiva para el cliente y un ambiente agradable que invite a regresar. Te damos los trucos y consejos para facilitar la tarea del cierre, para lo demás nos puedes visitar para comprar mobiliario para hostelería en sillasmesas.es.
Valora apoyarte en la tecnología para facilitar un cierre de caja sin errores
Es una opción a valorar que facilita el control de las transacciones y simplifica las tareas. Existen programas y hardware que te pueden interesar. Los programas de gestión o contabilidad integrados con el TPV y los sistemas de cobro automáticos son posibilidades que pueden interesar a algunos negocios.
De todos modos, si no te resulta una inversión rentable, usa tecnología como programas de cálculo gratuitos para ordenador o smartphone para hacer las cuentas y que queden registrados los pasos, en lugar de una calculadora simple que no permite revisar fácilmente los pasos realizados ni identificar dónde se ha producido un error.
También son prácticos los contadores de efectivo si en tu negocio es frecuente el pago con este sistema. En muchos bares y cafeterías es una forma habitual de pago de los clientes recurrentes y estos aparatos ahorran mucho tiempo con la ventaja añadida de su exactitud en el conteo de efectivo diario.
Procura que se encarguen siempre la misma persona o personas de cerrar la caja del negocio
Muchas veces por horario y operatividad es imposible que sea una tarea exclusiva para una persona. Pero siempre es conveniente que no sea una tarea que encargues a cualquiera, mejor si hay dos o tres personas a las que encomendárselo. La razón es que con un número reducido de personas responsables es más fácil garantizar la trazabilidad.
Establece una cantidad fija como dinero disponible al iniciar cada jornada
De esta manera resulta más fácil al finalizar cada jornada y anotar los movimientos en el libro de contabilidad saber cuánto debe quedar en la caja para la jornada siguiente. El control del dinero es mayor y se reducen las probabilidades de fallos o pérdidas.
Al contar la recaudación del día, separa el fijo de caja que había al inicio de la jornada y que debe quedar también para el inicio de la siguiente. Te resultará más sencillo hacer los cálculos.
Planifica pagos que deban salir de caja
No puedes prever con exactitud cuánto dinero tendrás que devolver a los clientes, pero sí puedes hacer una previsión de pagos a proveedores que deban salir de la caja. Así será poco probable que falte efectivo durante la jornada.
Mantén el control sobre ingresos y salidas registrando cada movimiento
Todas las transacciones con clientes deben quedar anotadas. También deben registrarse las propinas, los pagos a proveedores y cualquier otra salida de dinero. Sé riguroso con este procedimiento y resultará más fácil cuadrar la caja del negocio tras cada jornada. Exigir la existencia de justificantes es un buen modo de mantener el control.
Recuerda que debes tener en cuenta tanto los pagos y cobros en efectivo como los realizados con tarjeta o por medios digitales.
Separa los métodos de pago para facilitar las cuentas y simplificar las comprobaciones
Contabiliza por separado el efectivo, los cobros y pagos con tarjeta, y los movimientos realizados mediante transferencia o domiciliación. Así es más fácil evitar errores al cerrar la caja del negocio.
Haz un arqueo de caja diario en tu negocio de hostelería
De este modo resulta más fácil hacer las cuentas y cuadrar la caja sin obviar pagos o cobros o arrastrar problemas que luego no se sepan identificar. En un negocio de hostelería con varios turnos es recomendable un arqueo por turno, así se reduce el riesgo de errores.
Revisa cada día las cuentas y anota cualquier faltante o sobrante de dinero del negocio
Si se da de forma reiterada trata de identificar su origen. ¿Ocurre siempre en un mismo día de la semana o cuando están en turno los mismos trabajadores? ¿Coincide con el pago a algún proveedor, el cobro de un suministro domiciliado u otro evento reiterado que no se ha tenido en cuenta al hacer los cálculos?
Preguntas frecuentes sobre cómo cerrar caja en un negocio
¿Qué se debe hacer para cerrar caja correctamente?
Para cerrar caja correctamente hay que registrar todos los ingresos y salidas de dinero, separar los distintos métodos de pago, contar el efectivo disponible y compararlo con las operaciones registradas durante la jornada. También conviene comprobar que todos los movimientos cuentan con su correspondiente justificante.
¿Qué diferencia hay entre cierre de caja y arqueo de caja?
El arqueo de caja consiste en contar y comprobar el dinero y los movimientos registrados en un momento determinado. El cierre de caja es un proceso más completo que se realiza normalmente al finalizar la jornada e incluye el arqueo, la revisión de cobros y pagos y la comprobación de posibles diferencias.
¿Qué hacer si la caja no cuadra al final del día?
Si la caja no cuadra, revisa los tickets, facturas, devoluciones, pagos a proveedores y operaciones realizadas con tarjeta o medios digitales. También es recomendable anotar cualquier faltante o sobrante y comprobar si el descuadre se repite en determinados turnos, días u operaciones.
¿Cada cuánto tiempo se debe hacer un arqueo de caja?
Lo recomendable es realizar al menos un arqueo de caja al finalizar cada jornada. En negocios de hostelería con varios turnos o un volumen elevado de operaciones puede ser conveniente realizar un arqueo al terminar cada turno para detectar posibles errores con mayor rapidez.
